I dagens digitala värld är det lätt att glömma att vi till stor del fortfarande är beroende av manuellt arbete och tidningar, böcker, räkningar och fakturor i pappersformat. Sakta men säkert minskar användandet av pappersprodukter, men än är det en lång bit kvar innan samhället är fullt ut digitaliserat. När det gäller fakturor är denna utveckling i full gång. Det finns helt och hållet digitala fakturor, det vill säga fakturor som har skapats i ett elektroniskt ekonomisystem och aldrig trycks på papper utan skickas i elektronisk form till ett annat elektroniskt ekonomisystem för granskning, bokföring och attestering. Men oftast skrivs fakturor och dokument fortfarande ut och skickas kors och tvärs mellan företag, byggnader och kontor. Istället för att använda sig av system som hanterar fakturor helt i elektronisk form scannas därför ofta pappersfakturor till elektronisk form för att underlätta hanteringen av dem, så kallad fakturascanning.
Fakturaskanning innebär i korthet att en faktura konverteras till digitala filer. Ofta anlitas ett utomstående företag som är expert på fakturascanning för att alla pappersfakturor ska tas om hand och maskinellt scannas till digitala filer. När pappersfakturorna är scannade skickas de vidare till företaget som anlitat tjänsten. Det finns många fördelar, bland annat att tid sparas när den inte behöver läggas på att hantera inkommande fakturor. Detta sparar arbetstid och därmed också pengar.
Denna tjänst är vanlig att använda sig av, framförallt av större företag som hanterar stora mängder fakturor och därmed tjänar maximalt på att ta in ett företag som är expert på fakturor. Samtidigt är det en ganska stor omställning för ett företag att byta system, installera ett nytt och utbilda personal. Elektronisering av fakturasystem lönar sig i längden men innebär i kort sikt en kostnad. Även detta gör att det är vanligare att större företag, organisationer och myndigheter nyttjar en sådan tjänst än mindre företag.
